Sicherheit und Datenfluss
Diese Seite ist für IT-Abteilungen und Datenschutzbeauftragte geschrieben. Sie erklärt, was VetCaseAudit tatsächlich tut. Verbindlich ist die Datenschutzerklärung. Diese Seite widerspricht ihr nirgends und ersetzt sie nicht.
Datenfluss
Drei Stationen, und nur eine davon ist außerhalb Ihrer und unserer Kontrolle: der Sprachmodell-Anbieter, für den die nutzende Organisation ihren eigenen Zugangsschlüssel hinterlegt.
Was gespeichert wird
Auf dem Server liegen: die hochgeladene Datei (bei DOCX zusätzlich die serverseitig erzeugte PDF-Fassung), der daraus extrahierte Volltext mit seiner Seitenzuordnung, die Analysen mit ihren Urteilen und Begründungen sowie die Belegzitate. Belegzitate sind wörtliche Auszüge aus dem Manuskript. Dazu die Kontodaten der Nutzenden und die Zugehörigkeit zur Einrichtung.
Die Einrichtung ist ein gemeinsamer Arbeitsbereich: Dokumente sind für ihre Mitglieder sichtbar, und jedes Dokument zeigt, wer es hochgeladen hat.
Löschen ist jederzeit möglich und wirkt sofort: Beim Löschen eines Dokuments werden der Datenbankeintrag und die Dateien auf dem Server entfernt, und die daran hängenden Analysen und Belegzitate gehen mit. Das gilt auch für ein Dokument, das gerade verarbeitet wird oder fertig verarbeitet ist. Es gibt keinen Zustand, in dem ein Dokument nicht mehr löschbar wäre.
Ein Download läuft nie über eine dauerhaft gültige Adresse: Die Anwendung erzeugt einen signierten Link, der nach 120 Sekunden ungültig wird.
Eine automatische Löschfrist gibt es derzeit nicht. Was gespeichert bleibt, bleibt bis zur Löschung durch die Einrichtung. Die vollständige Aufstellung der Speicherdauern steht in der Datenschutzerklärung, Abschnitt 6.
Sicherung
Gesichert werden beide Hälften zusammen: ein pg_dump der Datenbank und ein Archiv der Dokumentenablage. Das ist keine Gründlichkeit um ihrer selbst willen. Die Zeichenpositionen der Belegzitate liegen in der Datenbank, die Dateien, in die sie zeigen, auf der Platte. Eine Sicherung nur einer Hälfte ergäbe eine Wiederherstellung, in der die Zitate ins Leere zeigen: sichtbar kaputt, und zwar genau an der Stelle, an der die Anwendung ihre Belastbarkeit beweisen soll. Das Sicherungsskript veröffentlicht deshalb keinen Stand, bei dem eine Hälfte fehlt, und das Wiederherstellungsskript verweigert einen solchen Stand.
Aufbewahrt werden die Sicherungen 14 Tage. Die Wiederherstellung ist nicht bloß vorgesehen, sondern durchgespielt worden, gegen einen eigens dafür aufgesetzten, wegwerfbaren Stapel: bekannte Daten anlegen, sichern, zerstören, wiederherstellen, nachsehen, ob sie wieder da sind. Das Protokoll dieses Durchlaufs liegt mit seinem Datum im Betriebshandbuch, und es wird bei jeder Wiederholung fortgeschrieben. Eine ungetestete Sicherung ist eine Annahme, keine Sicherung.
Anbieter-Schlüssel: die Schlüsselleiter
Für jede Analyse braucht es einen Zugangsschlüssel des Sprachmodell-Anbieters. VetCaseAudit sucht ihn in fester Reihenfolge:
- Schlüssel der Organisation, hinterlegt von einer administrierenden Person, gültig für alle Mitglieder derselben Organisation.
- Persönlicher Schlüssel, von der einzelnen Person hinterlegt, wenn die Organisation keinen gemeinsamen führt.
GWDG SAIA (Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen, Endpunkt https://chat-ai.academiccloud.de/v1, Verarbeitung in Deutschland) ist der empfohlene Anbieter. Der Grund, warum VetCaseAudit dafür keinen eigenen Schlüssel vorhält, ist eine Eigenschaft von SAIA: SAIA-Schlüssel sind personengebunden. Ein Schlüssel des Betreibers wäre der Schlüssel einer bestimmten Person, über den fremde Analysen liefen. Die Nutzungsbeziehung besteht zwischen der nutzenden Organisation und der GWDG.
GWDG SAIA ist der vorgesehene Weg. Wird ein hinterlegter OpenAI-Schlüssel verwendet, gehen Manuskriptabschnitte an OpenAI. Andere OpenAI-kompatible Endpunkte sind in Version 1 nicht unterstützt und werden nicht angesprochen. Sie sind nicht getestet, und ein ungetesteter Anbieter in einer Liste ist ein Versprechen, das niemand geprüft hat.
Hinterlegte Schlüssel werden verschlüsselt gespeichert und im Klartext nur im Arbeitsspeicher gehalten, solange ein einzelner Anbieteraufruf läuft. Sie erscheinen in keinem Protokoll und werden in der Oberfläche nicht wieder angezeigt, auch nicht der Person, die sie eingetragen hat.
Analysen auf dem Schlüssel Ihrer Einrichtung werden nicht abgerechnet. Was der Anbieter kostet, rechnet der Anbieter mit Ihrer Einrichtung ab. VetCaseAudit misst diesen Verbrauch nicht als eigene Leistung.
Transport und Zugriff
Die Verbindung ist durchgehend TLS-verschlüsselt. Die Zertifikate werden automatisch über Let’s Encrypt bezogen. Ein Zugang entsteht ausschließlich durch Einladung einer Einrichtung. Eine öffentliche Selbstregistrierung gibt es nicht. Anmeldeversuche und die übrigen sensiblen Endpunkte sind anfragebegrenzt.
Innerhalb einer Einrichtung gibt es drei Rollen:
- Mitglied
- lädt Dokumente hoch, startet Analysen, liest Berichte.
- Administrator der Einrichtung
- zusätzlich: verwaltet die Mitglieder und hinterlegt oder entfernt den Anbieter-Schlüssel der Einrichtung.
- Betreiber-Administrator
- die Betreiberseite: legt Einrichtungen an, setzt Kapazitätsgrenzen, deaktiviert Konten.
Jede administrative Änderung wird protokolliert, mit handelnder Person, Zeitpunkt, betroffenem Objekt und Art der Änderung. Das Protokoll ist nicht dafür da, Vertrauen zu ersetzen, sondern dafür, dass eine Frage nach dem „wer hat das wann geändert“ eine Antwort hat.
Hosting, E-Mail und Unterauftragsverarbeiter
Die öffentliche Website ist ein statischer Export. Die Anwendung läuft auf einem VPS unter dem im Impressum genannten Betreiber. Unterauftragsverarbeiter für E-Mail und Hosting werden hier genannt, sobald sie beauftragt sind. Auf den statischen Seiten kommen sie nicht zum Einsatz.
Für die Sprachmodell-Analyse geht Manuskripttext an die GWDG (Gesellschaft für wissenschaftliche Datenverarbeitung mbH Göttingen), nur mit hinterlegtem Schlüssel, Verarbeitung in Deutschland. Wird ein hinterlegter OpenAI-Schlüssel verwendet, gehen Manuskriptabschnitte an OpenAI. TLS-Zertifikate kommen von Let’s Encrypt (Internet Security Research Group). Übermittelt werden Domainname und Kontaktadresse des Betreibers.
Was diese Website selbst tut
Nichts, wofür man einwilligen müsste. Diese Website setzt keine Cookies, verwendet keinen Local Storage, bindet keine Analyse- oder Tracking-Dienste ein und lädt keine einzige Ressource von einem fremden Server: keine Schriftarten, keine Skripte, keine Karten, keine Bilder. Deshalb gibt es hier auch keinen Cookie-Banner. Es gibt nichts einzuwilligen.
Das ist keine Absichtserklärung, sondern eine geprüfte Eigenschaft. Bei jedem Bau dieser Website durchsucht die Prüfstrecke das erzeugte Ergebnis nach Verweisen auf fremde Server und bricht ab, wenn sie einen findet. Ein versehentlich eingefügter Einbettungsschnipsel käme nicht durch. Ausgenommen sind ausdrücklich nur Links, die Sie selbst anklicken. Ein Link lädt nichts, bis Sie ihn benutzen.
Die einzige Ausnahme von „keine Übertragung“ ist das Kontaktformular unter /request-access: Was Sie dort eintragen, wird beim Absenden an die Anwendung übermittelt, an denselben Ursprung, nicht an einen Dritten.